Tra le soluzioni digitali per la gestione documentale, ossia quegli strumenti che aiutano le aziende nei loro processi di creazione, gestione e conservazione di documenti in formato elettronico, vi sono sia programmi a pagamento sia software open source (in italiano con codice sorgente aperto). In quest’ultimo caso si tratta di software di cui, appunto, gli sviluppatori rendono pubblico il codice sorgente affinché programmatori indipendenti possano lavorarci e fare modifiche ed estensioni; esso è gratuito o quasi. In verità, infatti, non è sempre gratis in quanto vi possono comunque essere delle forme di pagamento come la richiesta di donazioni e sponsorizzazioni, la domanda di contributi per il servizio di supporto o di formazione all’utilizzo.
Software gestione documentale open source
In generale, il software open source si contraddistingue per essere particolarmente robusto, costantemente aggiornato e controllato per definizione (l’essere aperto è, tra l’altro, finalizzato proprio alla possibilità che vengano fatte correzioni) e offre completa trasparenza grazie a una roadmap di sviluppo pubblica in cui vengono definiti i requisiti e le priorità e che dunque, solitamente, dà rassicurazioni dal punto di vista delle evoluzioni future. Più nello specifico, i vantaggi riconducibili ai software open source sono bassi costi, scalabilità, compatibilità, frequente disponibilità di aggiornamenti, semplicità e velocità nel fare personalizzazioni e, ovviamente, indipendenza dai fornitori.
Non bisogna, d’altra parte, dimenticare che i software liberi hanno anche delle caratteristiche negative tra queste: il personale deve avere una formazione adeguata per usarli; occasionalmente mancano i driver che rendono i software stessi compatibili, per esempio, con stampanti e altre apparecchiature; può capitare che vengano dismessi e, soprattutto, non sempre sono previsti servizi di affiancamento in caso di necessità, se non rivolgendosi a particolari realtà nate appositamente per occuparsi di questi programmi.
Fattori da considerare nella scelta tra software gestione documentale open source o a pagamento
In linea con quanto detto sinora, anche i sistemi per la gestione documentale elettronica possono avvalersi sia di codice open source sia proprietario. In particolare, esistono piattaforme di protocollo informatico open source mediante le quali dematerializzare il flusso dei documenti, ugualmente vi sono soluzioni amministrative, di contabilità e archiviazione che hanno codice aperto. Qui di seguito alcuni fattori da considerare nel momento in cui si deve compiere una scelta per la propria azienda.
- Costi e libertà da vincoli di fornitura. Sono soprattutto le PMI a fare ricorso a soluzioni di questo tipo, in primo luogo, per una questione di costo. L’investimento iniziale richiesto è, infatti, di minore entità rispetto a quello necessario per soluzioni commercializzate dai produttori attivi in quest’ambito. Le aziende di dimensioni più piccole, ma non solo quelle, possono anche apprezzare di essere liberi da un contratto di fornitura che le vincoli a un vendor.
- Integrazione nell’infrastruttura. È necessario tenere presente che l’idea che si possa avere immediatezza di acquisizione di soluzioni open source si scontra contro la necessità di compiere interventi tecnici per integrare il tutto all’infrastruttura, agli strumenti (incluso l’hardware specifico, quali stampanti barcode) e alle applicazioni pre-esistenti e adeguare l’architettura alle esigenze specifiche di gestione documentale di ogni singola organizzazione.
- Compliance alle normativa. Una particolare attenzione va poi sempre posta alla questione relativa all’adeguamento alle normative vigenti. Mentre i fornitori specializzati in soluzioni per la gestione documentale spesso partecipano ai tavoli di discussione su standard e regolamenti e sono quindi in grado di anticipare il lavoro di ricerca sui prodotti al fine di renderli compliant alle norme non appena esse entrano in vigore, nel caso di soluzioni open source non vi è garanzia sul fatto che siano compiuti tempestivamente gli aggiornamenti necessari per essere in regola oppure comunque va monitorata attentamente la situazione e poi messo in pratica il processo di allineamento in maniera rapida e puntuale.
- Supporto specialistico. È importantissimo ricordare che poter contare su specialisti pratici del settore, che offrono magari anche competenze su particolari settori di mercato, significa avere la possibilità di sfruttare di servizi di consulenza (sia tecnica sia legale, indispensabili soprattutto per le PMI, in un contesto dove è fondamentale rispettare appieno le leggi) che, scegliendo software open source, non è facile recuperare al bisogno.
Software gestione documentale proprietari
Entrando più nel dettaglio delle caratteristiche specifiche dei software per la gestione documentale proprietari è giusto ricordare che l’offerta sul mercato è molto ampia, vi sono suite che si occupano di tutto il processo e sistemi adibiti esclusivamente a particolari aree e funzionalità. La scelta quindi deve partire dalla chiara definizione delle esigenze cui si deve rispondere, ossia di archiviazione, di ricerca oppure di conservazione dei documenti.
A questo punto si può optare per formule di acquisto e pagamento diverse, anche a seconda delle disponibilità di budget: soluzioni on-premise, in cloud, ancora architetture ibride (cioè sistemi on-premise che si basano su risorse infrastrutturali e applicazioni e servizi implementati su cloud).
Inoltre, poter implementare piattaforme progettate da vendor esperti consente di fruire di prodotti che vantano caratteristiche di classe enterprise, seppur progettati per le aspettative di realtà più piccole.
In conclusione, avere un partner di comprovata esperienza nel settore, che affianchi l’azienda nel Document Management vuol dire andare a compiere tutto quel lavoro di analisi delle procedure aziendali (coinvolgendo tutti i reparti) e avere un punto di riferimento per gestire il cambiamento organizzativo che si renderà necessario.
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