Con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati nel 2019, le aziende, a qualsiasi punto del proprio percorso di digitalizzazione dei documenti fossero, hanno dovuto organizzarsi per questa grande rivoluzione. E le ripercussioni positive non si sono fatte attendere: a metà dell’anno scorso (cioè dopo soli 6 mesi dall’entrata in vigore dell’obbligo) oltre la metà delle imprese interpellate per l’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano dichiaravano di avere sperimentato benefici sul processo di ricezione dei documenti fiscali e il 30% di aver ottenuto miglioramenti anche nella fase di invio.
È interessante sottolineare che tra i dati si legge che nelle organizzazioni si sono apprezzate in particolare le possibilità di accedere a nuovi flussi di dati (preziosi per ottimizzare i processi) e, inoltre, si è dato impulso all’adozione di strumenti digitali e alla digitalizzazione dei documenti aziendali.
La disposizione legislativa sulle e-fatture (così come sta avvenendo con l’obbligo di uso del NSO – Nodo Smistamento Ordini per le realtà che servono il sistema sanitario e dello scontrino elettronico per tutti gli esercizi commerciali) ha infatti promosso un nuovo approccio all’intera gestione amministrativa e sta spingendo le aziende a valutare l’efficacia della gestione elettronica di tutti i documenti relativi all’attività aziendale a partire dagli ordini, ai contratti, sino ai DDT – documenti di trasporto.
Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti
Le tecnologie hardware e software rendono molto semplice abilitare un processo di gestione dei documenti che garantisca maggiore efficienza e un aumento della produttività.
A questo proposito le aziende devono procedere in due modi:
- Da un lato, quando il documento è cartaceo, procedere alla dematerializzazione dei documenti: ossia alla sostituzione dei supporti tradizionali con file digitali, realizzati con tutte le caratteristiche necessarie per sostituire, ove possibile, l’originale.
- Dall’altro, quando il documento è nativamente digitale, tendere alla digitalizzazione dei documenti, ovvero adottare processi aziendali che prevedano che i documenti siano sempre e solo virtuali.
In entrambi i casi, naturalmente, i documenti informatici correttamente predisposti vanno conservati seguendo le regole fissate per la conservazione sostitutiva, in modo da poter costruire un archivio documentale digitale a norma di legge e mettere al sicuro i file, mantenendo inalterato il loro valore legale.
Digitalizzazione di tutti i documenti, i vantaggi
Procedere alla digitalizzazione dei documenti aziendali significa poter sfruttare una serie di vantaggi che vanno da quelli economici a tutti i benefici dal punto di vista della razionalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali.
Dal primo punto di vista, è indubbio che dover gestire numerosi faldoni comporta lo spreco di un grande quantitativo di carta e inchiostro, così come la necessità di avere ampi spazi per costruire gli archivi fisici. A ciò si aggiunga il tempo speso dalle persone per predisporre tali archivi, per cercare quello di cui hanno bisogno e poi per rimetterlo a posto (con tutti i rischi relativi alla possibilità di compiere errori durante queste operazioni).
Con file digitali archiviati in modo sicuro, dopo un efficace operazione di indicizzazione, tutti questi problemi sono superati.
Più nello specifico, infatti, utilizzando software per la gestione documentale elettronica è possibile:
- gestire rapidamente i contenuti informativi sia prodotti sia ricevuti (riducendo al minimo le possibilità di errori);
- salvarne i metadati (cioè quelle informazioni che contraddistinguono i file rendendoli identificabili in modo permanente);
- caratterizzarli con parole chiave specifiche utili al loro recupero e, a questo punto, ordinarli in fascicoli (che racchiudono tutti i documenti che afferiscono a una pratica).
Avere a disposizione documenti informatici, facilmente gestibili e consultabili da qualsiasi device, permette una maggiore condivisione delle informazioni e quindi più collaborazione tra i lavoratori (anche occupati in sedi diverse e lontane tra loro), oltre al fatto di avere un maggior controllo sul funzionamento dell’azienda nel suo complesso per, eventualmente, migliorarne alcuni aspetti.
Processo di digitalizzazione dei documenti in house e in outsourcing
Una volta compresa l’utilità di digitalizzazione dei documenti, le aziende possono decidere se occuparsi internamente dell’gestione documentale elettronica, detenendo così il controllo su tutto il processo dalla produzione o ricezione di un documento sino alla sua conservazione a norma, oppure affidarsi a un fornitore esterno specializzato in quest’ambito.
I vantaggi della prima opzione riguardano, oltre al controllo cui si è già accennato, la possibilità di affinare i requisiti di archiviazione, accessibilità (è infatti molto importante anche stabilire i criteri di accesso ai documenti salvati, siano essi fissati per area aziendale o per figura professionale) e sicurezza in qualsiasi momento si voglia. D’altra parte, fare riferimento a un provider esterno significa delegare responsabilità e rischi, poter contare su un’organizzazione capace di gestire grandi quantitativi di dati e non doversi accollare tempi e costi della formazione, oltre che dell’inevitabile obsolescenza tecnologica.
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