Aggregare tutti i documenti inerenti a un certo oggetto, avendo la garanzia che i dati in essi contenuti siano sempre aggiornati, completi, privi di doppioni e condivisibili in totale sicurezza con quanti ne hanno bisogno e solo con loro. Questo, in estrema sintesi, è quanto si può ottenere adottando un sistema digitale per la gestione documentale in qualsiasi settore e, quindi, anche nel mondo dell’Automotive.
Sia che si faccia riferimento ai produttori, sia che si guardi a dealer, operatori del noleggio o a qualsiasi altro player abbia a che fare con questo ambito, è evidente che i documenti che vi circolano sono innumerevoli. Si pensi ai disegni tecnici, a tutti gli scambi di comunicazione con i partner delle filiere produttiva e logistica, alle pratiche di vendita, alle certificazioni di conformità, ai reclami, alla gestione della manutenzione e così via: si tratta di documenti caratterizzati da diversi formati, spesso lavorati da più attori e che devono essere visualizzabili da tanti addetti.
Un sistema software progettato e personalizzato ad hoc per ciascuna realtà rappresenta il punto di contatto tra l’azienda tradizionalmente intesa e il digitale. Digitalizzare i documenti significa infatti porre una solida base su cui costruire il percorso di digital transformation, ma nell’immediato, appena una impresa adotta un software per la gestione documentale, può sperimentare maggiore efficienza e precisione nello svolgimento dei processi di lavoro.
Più nello specifico, tra i benefici ottenibili dalla digitalizzazione documentale vi è la standardizzazione delle informazioni che, da qualsiasi fonte arrivino e in qualunque formato siano, vengono uniformate e rese facilmente accessibili e fruibili da quanti ne hanno bisogno. Inoltre, gli applicativi più intelligenti ed evoluti consentono di implementare automazioni che sollevano i dipendenti da operazioni routinarie. Si pensi, per esempio, alla possibilità di programmare il sistema per realizzare ordini automaticamente in caso di ordinativi ricorrenti che richiedano determinati componenti. Il software una volta mandate le richieste seguirà conferme, documenti di consegna, fatturazione e pagamento tracciando tutti i processi e i tempi.
Automotive, perché digitalizzare la gestione e archiviazione documentale
La digitalizzazione del settore automotive impatta positivamente sull’intero modello economico che caratterizza le aziende in questo campo, dall’ambito della produzione dei veicoli alle modalità di acquisto dei componenti, all’intera organizzazione della rete di vendita. Sempre più addetti, agenti, partner e consumatori si aspettano di poter sfruttare strumenti evoluti per confrontarsi con l’organizzazione, dando per scontato Web e canali social per essere tempestivi in comunicazioni e aggiornamenti. Il fine ultimo è svolgere al meglio le proprie attività da un lato, e avere riferimenti efficaci e comunicazioni immediate, possibilmente personalizzate, dall’altro.
Digitalizzare tutti i documenti è pre requisito fondamentale per soddisfare le aspettative su entrambi i fronti. Una gestione paperless consente maggiore agilità nel trasferimento delle informazioni; di conseguenza, l’archiviazione digitale promuove una organizzazione dei file (gestione dei fascicoli) finalizzata all’ottimizzazione dei processi di cui i file sono protagonisti. Per esempio, creare una cartella di vendita virtuale permette di raccogliere tutti i documenti necessari (da quelli di identità del cliente, al libretto di circolazione del mezzo) e di monitorare il flusso di lavori necessari per completare il processo con la consegna.
Guardando poi, in particolare, ai documenti relativi all’Automotive, la circolare emanata dal Ministero dei Trasporti 261/25 Novembre 2005 ha stabilito che è possibile procedere alla dematerializzazione anche dei Certificati di Conformità (COC), il che ha dato il via alla possibilità di compiere automatismi anche su questa documentazione al fine, tra l’altro, di ridurre i rischi di errori e smarrimento di informazioni.
Automotive e gestione documentale, un esempio
In Toyota Material Handling Manufacturing Italy, braccio produttivo italiano di Toyota Material Handling Group, è stata adottata una piattaforma documentale enterprise che consente di supportare le molteplici applicazioni adibite ai task aziendali. Il sistema è, infatti, integrato con il resto dell’ambiente informativo, agevolando il dialogo tra business unit. In particolare, sono gestiti digitalmente ciclo attivo e passivo e le attività post vendita e supportate le attività dell’ufficio personale.
Per quanto riguarda, nello specifico, la gestione centralizzata dei certificati di conformità, Toyota ha optato per un’organizzazione a livello europeo della firma digitale dei documenti di conformità alla direttiva macchine UE dei carrelli prodotti. Il sistema è utilizzato da oltre 250 addetti, ha in archivio complessivamente più di 7,3 milioni di pagine (corrispondenti a più o meno 400 metri cubi di carta) e, in generale, la carta è stata eliminata quasi completamente.
Tutto questo si traduce in maggiore efficienza e velocità, ma anche in sostenibilità, il che rientra negli obiettivi aziendali che riguardano la minimizzazione del proprio impatto sull’ambiente.
Non bisogna, infine, trascurare il fatto che la digitalizzazione dei processi di una realtà internazionale e fortemente radicata sul territorio diffonde una cultura dell’innovazione in tutte le realtà imprenditoriali che ruotano attorno a essa. Nella fattispecie, in Italia, sono tantissime le piccole e medie aziende che possono essere spinte a sperimentare i benefici ottenibili dall’adozione di tecnologia nei propri processi innescando così un interessante circolo virtuoso.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Scarica la tua copia gratuita dell’esclusivo e-book: “Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi“, per capire cosa sono i workflow management systems.
