I documenti che ruotano attorno a un’impresa del settore turismo sono tantissimi, dalle normative civilistiche relative ai vari Paesi, all’ingente scambio di comunicazioni con le strutture di ricezione e i vettori di trasporto, sino alle informazioni personali dei viaggiatori. E a questi, naturalmente, vanno ad aggiungersi quelli tipicamente presenti in qualsiasi organizzazione aziendale (fatture, ordini o pagamenti). L’ottimizzazione dei flussi documentali in queste realtà imprenditoriali ha quindi delle ripercussioni dirette sui risultati di business, oltre che sull’immagine delle aziende che sempre più devono misurarsi con le aspettative digitali dei viaggiatori.
Perché adottare un software per la gestione documentale in un’azienda che si occupa di turismo
Adottare una piattaforma documentale significa, in primo luogo, avere un approccio evoluto alla creazione, alla conservazione e alla condivisione dei documenti.
Non solo, digitalizzare questi ultimi significa poterli rendere disponibili agli altri applicativi (a partire dal gestionale) oltre che ai team di lavoro, siano essi composti solo da personale interno all’organizzazione oppure misti, ovvero che includano consulenti e collaboratori esterni.
I vantaggi immediatamente percepiti dalle organizzazioni che usano un documentale sono le riduzioni di costi in materiali (carta, stampa), di spazi (archivi) e di tempo destinato alla gestione cartacea.
L’organizzazione nel suo complesso poi potrà sfruttare i dati digitalizzati per implementare nuovi modelli lavorativi si pensi, per fare un solo esempio, alla cooperazione da remoto (così come allo smart working) grazie a una totale reperibilità e tracciabilità dei documenti.
Non solo, se si adotta un sistema progettato per promuovere la collaboration (grazie, per esempio, all’uso di strumenti di comunicazione che si ispirano all’immediatezza dei social usati nel privato, ma caratterizzati da un elevato livello di sicurezza) le aziende possono sperimentare un incremento della loro efficienza e la possibilità di disegnare nuovi processi di business. Ciò è vero, in particolar modo, per un settore come quello turistico in cui l’attività di ciascun player è strettamente correlata a quella dei propri partner di filiera.
Senza trascurare il fatto che avere una gestione centralizzata ed efficiente delle informazioni sui vari target di utenza è imprescindibile per essere veloci nel rispondere alle questioni poste dai clienti finali sempre più abituati all’immediatezza del Web e alle sollecitazioni dei canali social “addestrati” a intercettare l’interesse dei consumatori, a suscitarne i bisogni e a proporre loro soluzioni di viaggio.
Gli scenari in cui agisce un sistema di gestione documentale per il turismo
Come già anticipato la documentazione che caratterizza una impresa turistica è vasta e diversificata da quella di viaggio in quanto tale, a ciò che è necessario per aprire un’agenzia.
Uno scenario tipico è quello della collaborazione con i tour operator, così come con il mondo del business travel. In questi casi è particolarmente utile avere sempre disponibili le informazioni su listini, disporre di opportunità di pacchetti viaggio sempre aggiornati, così come le ultime news sui preventivi e sui documenti necessari.
Ugualmente, un gestionale documentale supporta le attività di gruppi di lavoro composti da persone che agiscono in sedi diverse, si pensi per esempio ai check-in di comitive che necessitano lo scambio di dati privati di persone che provengono da filiali di un’azienda dislocate sul territorio. E questo vale, naturalmente, anche per la distribuzione delle comunicazioni per i dipendenti che son impiegati per esempio in agenzia (si pensi ai cedolini, ai piani ferie o ai documenti amministrativi).
Quali caratteristiche deve avere il software di gestione documentale ideale per il turismo
Sfruttare un software per la gestione documentale, secondo quanto riportano i produttori, si traduce in un aumento della produttività che può arrivare al 20/25%, a un risparmio fino al 35% del tempo dedicato alla gestione dei documenti e del 90% di quelli spesi per la ricerca dei dati.
Per ottenere tali benefici, è naturalmente fondamentale individuare la soluzione di gestione documentale migliore per le proprie esigenze e, in particolare, per quelle di realtà particolari come quelle del terziario e, in particolare, del turismo.
Tra le prime valutazioni di compiere vi è quella di decidere se optare per il cloud. Nel caso di realtà non particolarmente grandi (quali le agenzie viaggi) la nuvola potrebbe rappresentare una scelta vincente in quanto consente l’accesso a risorse informatiche all’avanguardia senza dover ricorrere a grandi investimenti per infrastrutture e licenze.
Non si può poi prescindere invece dalla sicurezza, il software per la gestione documentale adottato da una realtà che opera nel turismo tratta documenti riservati e quindi deve poter garantire privacy e rispetto delle normative vigenti.
Semplicità di utilizzo per essere alla portata di tutti, scalabilità (per accompagnare la crescita aziendale), la flessibilità e l’apertura a personalizzazione sono gli ulteriori importanti ingredienti che devono caratterizzare il software di gestione ideale di una società del settore turismo e non solo.
Le referenze del produttore, la sua conoscenza dei processi e le competenze che è in grado di mettere in campo faranno poi da corredo alla tecnologia che in sé altrimenti non sempre viene completamente sfruttata al fine di generare i vantaggi che promette.
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