Per far evolvere le strategie aziendali in realtà complesse e caratterizzate da molteplici attori che vanno a comporre la filiera di appartenenza come quelle del settore automotive è necessario fondare la propria organizzazione su più pilastri. Nello specifico, occorre fare ricorso a più mattoncini combinati fra loro quali, in particolare, i sistemi gestionali, i software per la gestione documentale e le tecnologie per l’office automation e la communication & collaboration.
Sfruttando applicazioni integrate che dialoghino tra loro in tali ambiti non solo si agevola l’evoluzione delle persone verso un concetto di utente collaborativo (ovvero maggiormente coinvolto nel business e informato) ma si innestano nei processi logiche di digitalizzazione e automazione.
I vantaggi di un sistema integrato e intelligente
Sfruttare un sistema di gestione elettronica dei documenti permette la centralizzazione dei documenti stessi e fa sì, grazie a tecniche di RPA, che le informazioni siano sempre aggiornate. Sarà responsabilità del software, infatti, tenere traccia di tutte le modifiche apportate ai vari file per consegnare sempre l’ultima versione di ciascun documento ma anche le indicazioni di chi vi è intervenuto o anche solo vi ha avuto accesso.
Grazie a strumenti intelligenti, inoltre, si ha grande facilità nel recuperare i dati anche da parte di chi non ha particolari competenze tecniche e naturalmente è possibile ricorrere a Tag o preferiti (utilizzando cioè funzionalità intuitive a cui gli utenti sono abituati).
I tool progettati per ottimizzare la diffusione di conoscenza permettono inoltre di impostare notifiche interne per scambiare informazioni in modo efficace tra team di lavoro senza fare ricorso alle mail.
In sintesi, il fine per cui sono progettati i sistemi per la gestione dei documenti è quello di ridurre i costi e i tempi di gestione dei documenti. Non solo: i processi che su tali documenti si basano, saranno monitorabili, verranno individuati colli di bottiglia, imprecisioni eccetera cui poter porre rimedio.
Quanto più i sistemi saranno dotati di tecnologia RPA – Robotic process automation, tanto più alcune mansioni verranno affidate alle macchine liberando tempo alle persone.
Cos’è la RPA e a cosa serve
Il significato di RPA fa riferimento alla capacità dei software di eseguire in autonomia task semplici, ripetitive, a scarso valore aggiunto. Più nello specifico, i software robot sono capaci di imitare il comportamento degli addetti umani interagendo con i vari applicativi che compongono l’ambiente IT di un’azienda.
A tale proposito, la RPA è utilizzabile prima di tutto proprio per promuovere i progetti di integrazione tra i software. Inoltre, la Robotic process automation semplifica la standardizzazione dei processi radicando nell’organizzazione la cultura del dato (sempre aggiornato, coerente e tale da essere reso facilmente condivisibile) su cui fondare lo svolgimento del business in un’ottica di costante miglioramento.
Il ruolo della RPA nel settore automotive: ecco cos’è in grado di fare
L’operato di un’azienda attiva nel settore automotive è caratterizzato da una serie di attività classiche, tipiche di una qualsiasi società (amministrazione, logistica, gestione del personale eccetera) e da alcune peculiarità. Si tratta, per esempio, della gestione di disegni e componentistica, della tutela dei marchi così come dei controlli conformità o della compliance alla direttiva macchine europea.
A supporto di tutto questo, in un documentale evoluto è possibile archiviare disegni tecnici (realizzati con tool CAD per esempio), certificazioni e listini specifici. Più nel dettaglio, poi, per esempio, i documenti relativi alla qualità possono essere salvati arricchiti da immagini (si pensi ai crash test e all’utilità di allegare ai verbali le immagini e così via).
E tantissimi possono essere gli ulteriori scenari di utilizzo di uno strumento di gestione elettronica dei documenti flessibile e adattabile ai vari contesti aziendali e che permetta di essere usato anche da partner esterni all’azienda. Si pensi, sempre in riferimento all’automotive, alla tutela dei marchi e all’opportunità di creare gruppi di lavoro che includano progettisti esterni o addetti di studi legali che possono partecipare alla realizzazione dei documenti necessari eventualmente utili in caso di contenzioso.
Avere tutta la situazione aziendale sotto controllo mediante la costruzione di un database costantemente aggiornato su materiali, ordini, disponibilità consente inoltre di essere rapidi nel rispondere alle aspettative sempre più alte dei consumatori in termini di velocità di consegna e personalizzazione dei veicoli.
Come è dunque evidente da tutti questi esempi, il settore automotive può e deve sfruttare la possibilità di trasformare i propri processi ottimizzandoli.
La robotic process automation offre un prezioso contributo in termini di efficienza della supply chain, sostenibilità ed efficacia dei processi e conformità ai regolamenti.
Le piattaforme di gestione documentale consentono di attivare automatismi nella ricezione, controllo e distribuzione dei documenti, così come della catalogazione, indicizzazione e archiviazione delle informazioni. Da ciò consegue un minor dispendio di tempo ed energie dei collaboratori mentre, allo stesso tempo, si ridurranno le possibilità di errori e annulleranno gli errori di distrazione.
La RPA consente l’automatizzazione di tutti quei task, in pratica, riconducibili al data entry qualsiasi sia la natura e l’origine dei dati trattati. Non solo. Un sistema intelligente consente di navigare in modo più fluido tra le informazioni, mettendo a fattore comune i dati relativi a ogni processo in modo che ciascun addetto coinvolto, e i responsabili, siano sempre consapevoli di come si sta svolgendo il business.
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