La gestione documentale elettronica e, in particolare, la digitalizzazione dei contratti generano una serie di benefici non solo negli uffici risorse umane, ma anche per l’azienda nel suo complesso.
Una piattaforma completa e integrata che promuova l’automatizzazione dei processi HR rende più dinamica l’intera organizzazione, aumenta il coinvolgimento di tutti gli addetti e permette loro di svolgere il proprio lavoro e le procedure interne in modo più soddisfacente. Per fare un esempio a quest’ultimo proposito, una piattaforma per la gestione documentale semplifica la redazione di note spese e promuove modelli self-service per la gestione ferie. Si tratta dunque di attività inerenti all’ufficio risorse umane ma che riguardano tutti i collaboratori.
Perché usare un software di gestione documentale nelle risorse umane e per la digitalizzazione dei contratti
L’obiettivo finale con cui sono progettati i software di gestione documentale appositamente per essere utilizzati in ambito risorse umane è assicurare una employee experience eccellente, fidelizzare i talenti già assunti, attrarne di nuovi e migliorare la produttività individuale e di team per innalzare i livelli di efficienza interna al dipartimento HR. Tutte le attività svolte nelle risorse umane – dalla ricerca e selezione al reclutamento e assunzione del personale; dalla formazione e orientamento degli addetti alla valutazione e agli incentivi alla crescita dei collaboratori, fino all’assegnazione delle risorse – hanno, naturalmente, un diretto beneficio sulle prestazioni dell’azienda.
Creare, condividere, revisionare, approvare a più livelli, protocollare e archiviare elettronicamente i documenti (inclusi i contratti) sono operazioni che consentono di stabilire flussi digitali che riducono i tempi di gestione e consultazione e favoriscono la digitalizzazione, aumentando qualità e sicurezza dei processi.
In pratica, i tool per la gestione dei processi HR collegano le persone tra loro, memorizzando e centralizzando tutti i dati dei dipendenti.
Tutto questo risponde a un problema molto diffuso negli uffici risorse umane, ovvero la massiccia presenza di documenti, tradizionalmente cartacei ma sempre più anche digitali. Si tratta cioè di informazioni dislocate in diversi archivi – in alcuni casi anche sparsi sul territorio – e quindi complicate da gestire. Un approccio paperless non solo agevola lo svolgimento delle attività, ma promuove anche nuovi e più efficienti modelli di lavoro, per esempio, sul fronte dello smart working e della collaboration rendendo più facilmente condivisibile il patrimonio di conoscenza dell’azienda.
Cosa fa una piattaforma di gestione documentale nell’ufficio risorse umane
Un software documentale nell’ufficio risorse umane comporta tutti i vantaggi tipici di un prodotto di questo tipo, facendo risparmiare carta e tempo, agevolando in modo consistente gli addetti nella ricerca e archiviazione dei documenti e, in generale, nei loro compiti.
Guardando, però, più nello specifico alla business unit HR, si deve rilevare che un sistema di gestione elettronica dei documenti aiuta a selezionare in tempi veloci i talenti da portare in azienda ottimizzando i processi di recruitment – per esempio, attraverso il tracciamento automatico delle candidature.
Ma non solo. Un’organizzazione caratterizzata da elevata digitalizzazione potrà vantare una marcia in più per far sì che i collaboratori siano interessati, portati a bordo e fidelizzati. È infatti possibile monitorare costantemente i percorsi dei dipendenti per verificare le informazioni a loro relative quali quelle legate a formazione, esigenze e performance. A tal proposito, se il sistema è dotato di tecnologie di intelligenza artificiale, tutti i dati possono essere correlati per offrire insight utili al miglioramento dei processi.
Tra i vantaggi di un sistema documentale nell’ambito delle risorse umane un ruolo importante lo detiene la flessibilità dove, grazie ai workflow collaborativi, il controllo di un processo di lavoro può essere programmato in base alle varie esigenze aziendali ed i processi approvativi possono essere standardizzati e automatizzati per ottimizzare i flussi e le risorse. L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrità; strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa di ciascun addetto del settore. L’utente può archiviare, gestire, consultare, utilizzare e scambiare le informazioni ovunque e da qualsiasi dispositivo.
Una piattaforma documentale all’avanguardia permette di automatizzare processi di condivisione e archiviazione, scambi interni di informazioni, tracciare e implementare ogni singola attività prevista dal flusso di lavoro dell’azienda. I vari documenti gestiti dalle risorse umane come i CV, certificazioni, corsi, lettere di assunzione, certificati medici, cedolini, CUD, ecc. successivamente sono resi disponibili ai dipendenti via web per la consultazione.
Gestione documentale: le ragioni che conducono alla scelta del digitale nell’HR
Tra le prime necessità pratiche che inducono un’azienda ad adottare un software per la gestione documentale nelle risorse umane è ottimizzare l’organizzazione dei documenti dei dipendenti, dai curricula a tutte le informazioni e scadenze relative a ciascuno di loro. Il bisogno, in estrema sintesi, è quello di diminuire il più possibile il data entry manuale di informazioni cartacee e l’archiviazione delle stesse in modo tradizionale, che comporta poi lunghi tempi anche in fase di consultazione.
Inoltre, nelle organizzazioni più grandi, serve anche un supporto sul fronte dello screening di ciò che viene eseguito. Occorre poter contare su un tool che aiuti a evitare di replicare attività – per esempio, due addetti che chiamano lo stesso candidato. In pratica, serve uno strumento che agevoli il monitoraggio dei compiti svolti in modo che i processi siano sempre completi, ma allo stesso tempo non ridondanti: si pensi a tutte le pratiche fondamentali per un’assunzione.
Data la natura delle informazioni che circolano negli uffici risorse umane, per lo più dati sensibili per cui si devono rispettare normative nazionali e internazionali sulla privacy come il GDPR, le soluzioni digitali rappresentano preziose alleate per essere sempre aggiornati e quindi conformi alle legislazioni. I software correttamente istruiti possono indicare quali sono le date corrette di conservazione, mandare avanti solo documenti opportunamente redatti e resi sicuri con tecnologie evolute.
Infine, può risultare particolarmente utile fruire di un applicativo che consenta la creazione di un portale interno accessibile a dipendenti e collaboratori che per ognuno di essi renda possibile compiere una serie di attività come la richiesta di colloqui, permessi, trasferte e ferie. Tale strumento sarà anche un’opportunità per trasmettere informazioni generali e inerenti a determinati dipartimenti, per verificare le agende, le presenze fisiche e virtuali in caso di smart working e così via. Non solo. In un portale HR completo si possono anche compilare le schede di valutazione, fissare gli obiettivi, gli incentivi e, d’altra parte, monitorare il livello di raggiungimento dei goal.
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