Ridotto rischio di errori, processi aziendali più veloci, impiego di meno risorse: i vantaggi dell’introduzione del NSO – Nodo Smistamento Ordini nella trasmissione dei documenti relativi a ordini ed esecuzione lavori, inciderà positivamente su diversi ambiti della quotidianità aziendale.
Se l’unico svantaggio è infatti quello di dover imparare a utilizzare un nuovo strumento digitale, l’introduzione del nuovo obbligo permetterà alle imprese di dematerializzare e innovarsi.
NSO – Nodo Smistamento Ordini: l’obbligo come opportunità
Dal 1° ottobre 2019, le aziende pubbliche del Servizio Sanitario Nazionale e le imprese loro fornitrici dovranno obbligatoriamente servirsi del Nodo Smistamento Ordini per procedere alla trasmissione dei documenti attestanti ordini o esecuzioni di lavori. L’obbligo è stato introdotto con la Legge di Bilancio 2018 con lo scopo di supportare la trasparenza nelle spese degli enti pubblici sanitari, monitorandone gli acquisti. L’obbligo infatti riguarda ordini d’acquisto o di disposizione, nonché documenti attestanti l’esecuzione, come per esempio documenti di trasporto o che attestano gli stati di avanzamento dei lavori. Documenti che, venendo smistati e controllati dal nuovo strumento NSO, messo a disposizione dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e gestito dal dipartimento di Ragioneria generale dello Stato, permettono di tracciare tutti gli acquisti degli enti pubblici del comparto sanitario. Maggiore trasparenza significa minori rischi di commissione di errori e di reati, dato che ogni documento verrà controllato e tracciato dal sistema gestionale NSO. Va ricordato infatti che il Nodo Smistamento Ordini tra i suoi compiti ha quello di verificare la correttezza dei documenti, per esempio che contengano tutte le informazioni necessarie e che vengano trasmessi al corretto destinatario.
Questa soluzione telematica non deve essere vista dalle aziende fornitrici solo come un obbligo, cui si è costretti ad adempiere in quanto indispensabile per continuare il proprio business nel settore pubblico sanitario, ma anche come un input per ampliare il proprio bagaglio digital. In un momento storico dove enti pubblici e aziende private stanno iniziando a comprendere la necessità di evolvere i propri processi e la gestione documentale verso forme più moderne, l’introduzione di un obbligo normativo che prevede un nuovo strumento digitale è un’occasione da cogliere al volo. Così come l’obbligo di fatturazione elettronica avviato B2B il 1° gennaio 2019 ha rappresentato una rivoluzione, questo primo passo per la digitalizzazione dei processi di public procurement si presenta come un preludio a un ampliamento dell’obbligo di utilizzare l’NSO anche ad altre pubbliche amministrazioni, come già prevedono gli esperti del settore. Utile dunque adeguarsi sin da ora e famigliarizzare con questo sistema.
Parola d’ordine: dematerializzazione
I vantaggi per le imprese private che si troveranno a dematerializzare un ulteriore aspetto della gestione documentale aziendale sono innegabili. Se già la fatturazione elettronica aveva portato, con i cicli attivo e passivo, a eliminare carta, lo stesso permetterà di fare l’introduzione del Nodo Smistamento Ordini.
Permettendo ai fornitori e alle pubbliche amministrazioni di inviare e ricevere in modo telematico i documenti che attestano gli ordini di acquisto e la loro esecuzione, il Nodo Smistamento Ordini consente di ottenere maggiore rapidità e comodità nello svolgimento delle procedure, che potranno essere compiute servendosi anche di minori risorse. Il nuovo strumento rappresenta quindi una via per alleggerire il carico degli uffici amministrativi e di tutta l’azienda, riducendo anche i tempi impiegati per il lavoro e la burocrazia.
Nodo Smistamento Ordini e integrazione con altri sistemi
Il Nodo Smistamento Ordini non sarà un sistema isolato; infatti, Il dipartimento della Ragioneria generale dello Stato garantisce la sua integrazione con:
- la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP);
- il Sistema di Interscambio della fatturazione elettroniche (SdI);
- l’infrastruttura della banca dati SIOPE, che è formata dal Sistema Informativo sulle Operazioni degli Enti Pubblici (SIOPE) e dal Nodo di smistamento dei pagamenti e degli incassi (SIOPE+).
Formati e interfacce comuni permettono l’interoperabilità tra tutti questi sistemi che hanno obiettivi differenti e sono gestiti da istituzioni diverse.
Da sottolineare che il collegamento con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici favorisce in particolare l’operazione di riconciliazione delle fatture, azione che talvolta può creare difficoltà alla pubblica amministrazione che riceve la fattura dal fornitore e non riesce a riconciliarlo con l’ordine corretto, con possibili disguidi che si ripercuotono anche sulle aziende fornitrici. Errori che grazie all’interoperabilità tra i sistemi dovrebbero essere scongiurati: attraverso l’automazione del processo, le pubbliche amministrazioni impiegano meno tempo a riconciliare i documenti mentre, per le aziende, si riducono le possibili conseguenze dovute a errate procedure.
Da evidenziare anche che i documenti che saranno trasmessi tramite Nodo Smistamento Ordini saranno realizzati obbligatoriamente in formato UBL XML: un particolare che si riaggancia al concetto di integrazione e interoperabilità dei sistemi, in quanto si tratta di un peculiare formato di file che può definirsi internazionale, in quanto è uno standard riconosciuto anche al di fuori dei confini nazionali italiani.
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