Per le aziende fornitrici degli enti del Servizio Sanitario Nazionale si rende necessario imparare a trasmettere i documenti relativi agli ordini tramite NSO – Nodo Smistamento Ordini. A meno di ulteriori proroghe, dal 1° febbraio 2020 infatti questo sarà l’unico modo possibile per la legge per trasmettere gli ordini relativi agli acquisti della pubblica amministrazione sanitaria. Apprendere i metodi per emettere e trasmettere gli ordini diventa quindi fondamentale per le aziende per restare competitive sul mercato e non rischiare di perdere il proprio business. D’altro canto, non si tratta solo di un mero dovere cui bisogna adempiere, ma le procedure tecniche hanno anche dei vantaggi per le imprese coinvolte.
Quali sono i documenti da trasmettere via NSO
La normativa relativa al Nodo Smistamento Ordini, in particolare la Legge di Bilancio 2018 e il DL del 7 dicembre 2018, stabiliscono chiaramente che i documenti da trasmettere tramite Nodo Smistamento Ordini sono quelli attestanti gli ordini degli acquisti degli enti del Servizio Sanitario Nazionale, scambiati con i loro fornitori, anche tramite intermediari.
Per la precisione, sono soggetti al nuovo obbligo i documenti che attestano l’ordinazione ma anche l’esecuzione: tra i primi rientrano gli ordini di acquisto, tra gli altri per esempio i documenti di trasporto, così come i documenti che attestano l’avanzamento dei lavori e in generale quelli che riguardano lo svolgimento dell’ordine.
Trasmissione via NSO, i vantaggi per le imprese
La novità tecnologica è stata introdotta allo scopo di garantire maggiore trasparenza nelle spese effettuate dalle aziende sanitarie pubbliche. Per le imprese fornitrici, questo nuovo metodo di trasmissione garantisce numerosi vantaggi:
- Ridotto rischio di errori: il Nodo Smistamento Ordini effettua controlli sui documenti inviati, per verificare la corrispondenza tra i dati contenuti. Inoltre, grazie anche all’interoperabilità e la connessione con la BDNCP – Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, facilita le operazioni di riconducibilità all’ordine in fase di elaborazione della fattura elettronica.
- Procedure automatizzate: tutta la procedura di emissione e trasmissione dei documenti d’ordine è svolta in modo automatico, attraverso la realizzazione del documento in formato XML UBL da parte del sistema gestionale fino all’invio al destinatario, il cui “indirizzo” viene controllato in automatico dal Nodo Smistamento Ordini. Questo permette alle imprese di risparmiare tempo e anche risorse. Il personale amministrativo infatti, velocizzando le operazioni attraverso l’automatizzazione delle procedure, avrà più tempo per curare anche altri ambiti lavorativi.
- Dematerializzazione: la trasmissione dei documenti d’ordine tramite Nodo Smistamento Ordini consente alle imprese di abbracciare in toto la trasformazione digitale e, di conseguenza, di ottenere i vantaggi della dematerializzazione dei processi di gestione documentale.
Le regole tecniche per l’emissione dei documenti
I documenti destinati a essere trasmessi via Nodo Smistamento Ordini devono essere prodotti in formato XML UBL: si tratta di un formato standard internazionale, realizzato dall’organizzazione Oasis e rilasciato liberamente di modo che potesse essere utilizzato senza restrizioni. L’obiettivo della creazione di tale formato è quello di raggiungere uno standard per la produzione dei documenti fiscali a livello mondiale.
Come disposto dal legislatore, i documenti emessi per la trasmissione via NSO dovranno essere proprio in questo formato: questo comporta la necessità per le aziende di servirsi di un software che li realizzi.
La trasmissione dei documenti tramite NSO
I documenti pronti per essere trasmessi via Nodo Smistamento Ordini assumono quattro denominazioni differenti a seconda del loro scopo e di chi tra i soggetti coinvolti ricopre i ruoli di mittente e destinatario. La loro descrizione è riportata dettagliatamente nelle Linee guida pubblicate dal dipartimento della Ragioneria di Stato del Mef – Ministero dell’Economia e delle Finanze e disponibili per tutti sul sito internet del ministero. Un manuale realizzato apposta per chiarire i dubbi di chi, tra pochi mesi, si ritroverà a far fronte all’obbligo di servirsi del Nodo Smistamento Ordini. Questi modelli sono:
- Ordine: il documento che attesta un’acquisizione di beni o servizi. Lo invia il cliente, cioè l’azienda del Sistema Sanitario Nazionale, all’impresa fornitrice. I due soggetti sono rispettivamente mittente e destinatario;
- Ordine pre concordato: questo documento viene inviato, al contrario del precedente, dall’azienda fornitrice, in questo caso mittente, all’ente del Servizio Sanitario Nazionale. Dunque la pubblica amministrazione pur essendo cliente, in questo caso è destinatario del documento. Ovviamente, prima dell’invio le parti si sono messe d’accordo sulla natura dell’ordine, il costo e la quantità;
- Risposta: inviata anche in questo caso dal fornitore, è il documento con cui l’ordine ricevuto dall’amministrazione pubblica viene accettato, declinato o con cui si chiede di apportare delle modifiche;
- Ordine di riscontro: è il documento con cui la pubblica amministrazione, cioè il cliente, risponde a un ordine pre concordato inviato dall’azienda fornitrice, indicando la conferma o il rifiuto dell’ordine, oppure sostituendolo. L’Ordine di riscontro vale anche come replica al documento Risposta.
Come previsto dalla legge, nel DL 7 dicembre 2018, le aziende avranno la possibilità di provare in via sperimentale l’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini, così da arrivare preparati all’avvio dell’obbligo.
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