Dematerializzazione, comodità e risparmio di tempo sono i motivi principali per cui un’azienda dovrebbe dotarsi di un software professionale per la gestione del servizio di fatturazione elettronica. L’entrata in vigore dell’obbligo di produrre fattura elettronica e, di conseguenza, la necessità di usare un software idoneo allo scopo, deve essere visto come un’opportunità per digitalizzare il processo ed eliminare la carta in eccesso in azienda, con la comodità di avere in un’unica soluzione il trattamento completo del ciclo di fatturazione, senza scordare le garanzie in materia di security.
In sintesi vantaggi di dotarsi di un software per la fatturazione elettronica sono:
- digitalizzazione dei processi di gestione documentale
- risparmio di tempo
- comodità di avere in un’unica soluzione la gestione dei cicli attivo e passivo
- costi contenuti
Come funziona il software e i suoi vantaggi
Il software privato si interfaccia con il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate, che è l’unico sistema consentito per inviare al destinatario la fattura elettronica. Il software si occupa di inviare allo Sdi le fatture elettroniche prodotte, raccogliendo le ricevute di consegna o di rifiuto, e di archiviarle secondo gli obblighi di legge. Il software può mettere direttamente a disposizione della contabilità aziendale le fatture archiviate. Lavora quindi sul ciclo attivo e passivo e questo comporta un risparmio di tempo per l’impresa che se ne serve.
Il vantaggio principale dell’utilizzo di un software per la fatturazione elettronica è individuabile proprio nel risparmio di tempo. Infatti, il software privato permette di gestire il ciclo della fatturazione elettronica senza la necessità di ricorrere a servizi esterni o diversi tra di loro. Da sottolineare infatti che il cosiddetto ciclo passivo della fatturazione elettronica non è banalmente riconducibile a un mero salvataggio della ricevuta nella memoria del proprio computer. Per conservare adeguatamente la fattura elettronica infatti, secondo le norme vigenti, è necessario procedere a una conservazione elettronica a regola d’arte, che permetta di recuperare anche a distanza di tempo la fattura emessa o ricevuta in modo che sia sempre leggibile. I software per la gestione del servizio di fatturazione dispongono spesso di un database interno che permette di avere sotto controllo tutte le fatture, nonché gli eventuali verbali in caso di errori nell’invio e le ricevute di consegna.
A proposito di risparmio di tempo, i vantaggi nell’utilizzo del software riguardano anche la leggibilità del formato della fattura. Si ricorda infatti che il formato della fattura elettronica è l’XML, dunque non leggibile in chiaro. Solitamente i software per la gestione della fatturazione convertono le fatture di modo che siano in un formato comprensibile a chi le apre. Questo garantisce comodità nella gestione del servizio, senza il bisogno di convertire una fattura per volta in un formato adeguato.
Personalizzazione e supporto nel percorso di digitalizzazione
L’utilizzo di un software privato permette di scegliere una soluzione adeguata alle esigenze della propria azienda. A seconda del flusso documentale da gestire per esempio, la software house saprà consigliare la soluzione migliore per aiutare l’impresa nel proprio percorso di digitalizzazione. Numerose sono le software house che già dall’anno scorso si sono attrezzate per proporre le loro soluzioni. I servizi non sono gratuiti, solitamente si può usufruirne pagando un abbonamento annuale, che può andare da poche decine di euro fino a diverse migliaia a seconda del servizio richiesto e della mole di lavoro da gestire. Tuttavia, i costi del software risultano essere contenuti rispetto alla comodità del servizio offerto, che altrimenti richiederebbe maggior impiego di risorse, tempo e personale.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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Per emettere e conservare correttamente una fattura elettronica è necessario seguire cinque punti fondamentali. Per scoprire quali sono, scarica la tua copia gratuita: “Guida alla fatturazione elettronica“
