Prendere in considerazione l’utilizzo di soluzioni per la digitalizzazione dei processi aziendali significa molto di più che introdurre software nell’impresa. Vuol dire avere la possibilità di rivoluzionare la propria impostazione e rivedere le strategie in ottica di maggiori efficienza ed efficacia. Questo è tanto più vero quanto più il sistema di gestione elettronica di documenti e processi adottato è potente e scalabile, cioè, oltre che in grado di lavorare in condizioni di carico elevate, capace di accompagnare l’azienda nella sua crescita. A questo proposito utilizzare una soluzione in cloud rappresenta una scelta interessante in quanto la nuvola permette, tra gli altri vantaggi, una gestione elastica del rapporto con il fornitore in modo che si possano man mano aggiungere funzionalità che soddisfino le esigenze di digitalizzazione dei diversi processi. Ecco i principali a cui le aziende devono guardare con l’arrivo del 2020: si tratta di processi che se digitalizzati già di per sé portano benefici, ma promuovono anche vantaggi a cascata sul resto dell’organizzazione.
Gestione documentale
Digitalizzare il processo di gestione documentale significa aumentare l’efficienza in termini di costi e di tempo speso per svolgere le attività. Ciò è vero in quanto i documenti archiviati digitalmente sono sempre immediatamente disponibili per più utenti e sono rapidamente consultabili grazie a chiavi di ricerca. Questo significa, tra l’altro, evitare errori per esempio di archiviazione o riposizionamento dei documenti e quindi rendere più sicuro il modo di lavorare. Non solo, le soluzioni enterprise consentono di sviluppare servizi ad hoc per le aziende utenti in modo da poterle integrare con il resto dei sistemi IT al fine, appunto, di rivedere l’intero flusso di attività degli uffici, impostare automatismi per esempio per le approvazioni eccetera. Inoltre, questi strumenti rendono maggiormente collaborative le diverse aree aziendali, garantendo semplice condivisione di conoscenza.
Dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione del ciclo passivo
In seguito all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati imposto a partire dal primo gennaio 2019 si sono aperte molteplici opportunità per il sistema industriale nel suo complesso e per ogni singola azienda. Se, come abbiamo visto, digitalizzare i documenti, in generale, permette di risparmiare tempo, determina minore spreco di risorse e annulla il rischio di errori manuali nella trascrizione dei dati, per quanto riguarda un documento come la fattura i vantaggi aumentano perché rendono più integrate ed efficaci anche le relazioni con i partner di business. Mentre i dati del ciclo attivo sono digitali nativamente per chi li produce, quelli del ciclo passivo possono entrare in vari formati in azienda. Digitalizzando il ciclo passivo si consentire ai gestionali di acquisire in tempo reale ed elaborare flussi di dati per poi innovare processi quali la previsione dei flussi di cassa, il controllo di gestione e la tesoreria.
Gestione digitale degli ordini e NSO
Dal primo febbraio 2020 aziende ed enti afferenti al Servizio sanitario nazionale e le realtà che compiono acquisti per conto di questi soggetti hanno l’obbligo di emettere ordini in formato elettronico. Si tratta di un cambiamento significativo per le realtà che dovranno adeguarsi a questa normativa, ma anche un’opportunità per loro stesse e per la filiera in cui sono inserite, esattamente come sta succedendo per la fatturazione elettronica. Digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine (dall’ordine stesso al pagamento includendo, oltre alla fattura già elettronica per legge, anche bolle e documenti di trasporto) permette di aumentare l’efficienza dei processi di acquisto e rendere più veloci i pagamenti, così come la riconciliazione bancaria.
Dalla firma elettronica alla digitalizzazione dei contratti
Esistono molteplici tipologie di sottoscrizioni elettroniche, ciascuna di esse ha diverse caratteristiche tecniche e differente valore giuridico, dalla firma elettronica – che rappresenta un principio giuridico generale usato come metodo di identificazione – alla firma elettronica qualificata (valida in tutta Europa in base al Regolamento eIDAS-electronic IDentification Authentication and Signature).
La firma digitale, prevista in Italia nel contesto del CAD-Codice dell’amministrazione digitale, consiste nella firma elettronica qualificata tecnologicamente basata su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico che le garantisce controllo esclusivo del sottoscrittore. Proprio tale peculiarità consente a questa tipologia di firma valore probatorio di legge.
Conservazione digitale a norma
Impostare un archivio documentale digitale significa poter beneficiare di una serie di vantaggi legati strettamente al risparmio di carta e di spazio da riservarle, così come di tempo destinato al recupero delle informazioni; vuol però anche dire essere arrivati alla conservazione digitale e cioè all’epilogo della digitalizzazione della gestione documentale e poter quindi affrontare i processi in modo nuovo completamente paperless. Osservando le nuove regole tecniche della conservazione digitale (pubblicate a marzo del 2017) le aziende hanno a disposizione tutte le indicazioni necessarie per predisporre sistemi di conservazione a norma. È interessante notare che in tali regole non sono definite solo le tecnologie, ma anche i modelli organizzativi e le figure di riferimento, ciò significa, di nuovo, avere un’occasione, da un lato, di ottimizzare il processo di archiviazione in quanto tale e, dall’altro, di rinnovare l’azienda nel suo complesso.
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